Secretarie

Op het West-Vlaams archiefforum stond volgend bericht van Jan Anseeuw (wetenschappelijk medewerker stadsarchief Brugge), waarvan ik het gepast vond dit hier over te nemen.

De stedelijke dienst secretarie van Brugge neemt sinds jaren kopies van alle uitgaande briefwisseling, bindt die in en houdt die bij. Momenteel gaat dit evenwel jaarlijks al over meer dan 33.000 brieven wat problemen begint op te leveren wat stockage betreft.
Op de secretarie vraagt men of er eventueel bezwaar zou kunnen zijn (archivalisch of juridisch) dat in de toekomst de uitgaande brieven zouden ingescand worden en in een computerbestand bewaard en later zo overgedragen aan het Stadsarchief. Kopies zouden dan niet meer gemaakt worden wat een aanzienlijke plaatsbesparing zou opleveren.
Heeft iemand ervaring met deze problematiek, kan dit juridisch (problematiek van de (digitale) handtekening) en wat doe je dan met de minuten van uitgaande briefwisseling die meestal ook al op een of andere manier digitaal worden bewaard ?

De minuten van uitgaande brieven worden meestal  al digitaal aangemaakt. Het is belangrijk dat deze brieven worden opgenomen in het dossier waarop ze betrekking hebben. Dit mag zowel een papieren als een digitaal dossier zijn. Ook belangrijke  e-mails worden best in het (digitale) dossier bewaard. Zo blijft ook de context waarin de brief werd verstuurd bewaard. De bewaartermijn is dezelfde dan die van het dossier waarin de brief is opgenomen.

Kopies van briefwisseling hebben geen enkele juridische bewijskracht, het zijn slechts werkdocumenten voor de administratie. Meestal worden deze brieven in een aparte serie bewaard om bepaalde informatie sneller terug te vinden, bijvoorbeeld de datum waarop de brief is verstuurd. Oppassen: Deze series zijn meestal onvolledig! E-mails, de moderne vorm van briefwisseling, worden er meestal niet in opgenomen.

Digitalisering van deze serie 'werkdocumenten' is zeker een goede oplossing. Toch overweeg je beter eens of dit géén overbodige serie is geworden. De tendens is dat meeste administraties deze serie niet meer bijhouden omwille van het toenemende emailgebruik.   Als je beslist om de uitgaande brieven toch gedurende een aantal jaren te bewaren kan een postregistratiesysteem de ontsluiting van deze serie aanzienlijk vergemakkelijken. Een kortere bewaartermijn kan ook al een oplossing bieden voor het opslagprobleem (Bv Na 2 jaar vernietigen). Begeleidingsbriefjes (..hierbij zend ik u...) moeten ook niet worden bijgehouden. Je kan ook opteren om enkel de belangrijkste brieven in een aparte serie te bewaren. Check bij de administratie waarom ze deze serie nodig hebben en hoelang zij gebruik maken van deze serie. Dan kun je gerichter te werk gaan. Weeg ook de tijdsinventering van het inscannen af tegen het nut van het bijhouden van een aparte serie. Hopelijk heb ik je met deze tips al wat verder geholpen!