klasseren zakendossiers behandeld door publieksgericht en ondersteunende dienst

Kan iemand mij een best-practice toelichten voor het klasseren van zakendossiers die zowel door een publieksgerichte als een ondersteunende dienst behandeld worden.

Ik verduidelijk met een voorbeeld:

Zaak: aankoop 2 voetbaldoelen.

In het verleden werd deze zaak volledig door de sportdienst behandeld (uiteraard belandde het wel via het secretariaat op de CBS-agenda, maar dit wil ik even buiten beschouwing laten).  Het dossier werd dan ook in het dynamisch archief van de sportdienst bewaard.

Ondertussen bestaat er een aankoopdienst. De sportdienst start nu nog steeds het dossier op.  De sportfunctionaris brengt de behoefteomschrijving op het CBS.  Als dit goedgekeurd wordt, wordt het dossier doorgegeven aan de aankoopdienst die het verdere verloop op zich neemt (wijze van gunnen en lastvoordwaarden / gunning).

Wanneer het dossier afgerond wordt, ontstaat de volgende vraag: welke dienst houdt het dossier nu het beste bij? De aankoopdienst of de sportdienst?

Een functionele analyse brengt volgens mij geen soelaas. Wat is immers de taak van het gemeentebestuur het voorzien van sportinfrastructuur (taak van de sportdienst) of het aankopen van sportinfrastructuur (taak van de aankoopdienst of beter gezegd een handeling om aan die taak te voldoen)?

Is het zinvol het dossier onder te brengen in het semi-statisch archief van de dienst die het dossier nadien nog kan nodig hebben (m.a.w. de dienst die de zaak beheerd)? Maar deze redenering zorgt voor  problemen, want soms is dit de beleidsdienst die de behoefte introduceerde, en soms kan dit de aankoopdienst.
Het ontstaan van schaduwarchieven (voor de veiligheid het dossier in het archief van beide diensten bijhouden) is hiervan een gevolg

Het wordt nog complexer als er nog extra ondersteunende dienst of een andere beleidsdienst bij betrokken wordt.
b.v. bij softwarepakket kassa zwembad: sportdienst deelt behoefte mee aan de ict-dienst, ict-dienst introducteert behoefteomschrijving + geeft lastvoorwaarden door aan aankoopdienst en aankoopdienst doet de rest.
Bij zo'n dossier heeft de ICT-dienst soms regelmatig de info uit het dossier nodig.
b.v. het aanleggen van een voetbaldveld: sportdienst deelt behoefte mee aan de dienst infrastructuur ...

Tom

Zeer goede vraag, want dit bewijst dat het beheren van archief niet makkelijk is.

Sowieso moet je de archieven van beide diensten in je voorbeeld apart houden: je hebt het archief van de sportdienst en het archief van IT en het archief van de aankoopdienst. Elk van de drie diensten gaan een dossier aanleggen over die bepaalde materie, en dat dossier is omwille van de taken van elke dienst uniek. Ik zou dus niet kiezen voor een of-of, maar elke dienst datgene wat zij in dat project verwezenlijkt heeft doen bewaren. Dit is een logisch gevolg van de archiefvorming en moet ook zo contextueel bewaard worden. Omwille van het verschillend aandeel van elke dienst in het project van een paar doelpalen of een softwaresysteem, kan je dit zeker niet beschouwen als schaduwarchief. 
Ook in de semi-dynamische en statische fases, d.i. respectievelijk afgerond maar nog bijgehouden door de dienst en gearchiveerd door de archiefdienst, wordt best een onderscheid gemaakt tussen de archiefvormer van elk dossier. In de laatste fase is het wel best stil te staan bij de bewaartermijnen van elke dossier, zie hiervoor de  selectielijsten, en het feit dat je de archieven zo toegankelijk houdt door middel van inventarissen, plaatsingslijsten, overdrachtslijsten, enz....

Succes
Hannes V.
Stads- en OCMW-archivaris Tielt

Dag Hannes

Betekent dat dat jullie de verschillende administratieve entiteiten binnen het bestuur als afzonderlijke archiefvormers beschouwen enhet bestemmingsbeginsel tot op dat niveau doortrekken? (Stuk X is berust te bestemmen bij administratieve entiteit X).
Elke entiteit vormt dan een dossier?  

Ik dacht dat een stuk een schriftelijke neerslag van een handeling was.  Die handeling is een onderdeel van een proces.  Dus m.a.w. een dossier dat verschillende stukken groepeert is een schriftelijke neerslag van dat proces en kan wanneer dat proces over verschillende administratieve entiteiten verloopt ook meeverhuizen met die entiteiten.
Anders levert dat toch veel uittreksels/kopies van dossiers op?

Dus jullie laten in dit geval het volledige aankoopdossier berusten bij de aankoopdienst?
Bevat het dan de stukken van de andere diensten (zoals b.v. de behoefteomschrijving)?

Ik vind dit een bijzonder interessante discussie  

Beste Tom

Antwoord op uw eerste alinea: ja. Elke dienst draagt zelfstandig zorg voor hun dynamisch en semi-dynamisch archief en draagt uiteindelijk ook zelfstandig over aan de archiefdienst. Het resultaat van hun archiefvorming (is inderdaad onderdeel van proces, maar elke dienst heeft eigen rol in dat proces) wordt dan ook apart bewaard) wordt dus volgens bestemmingsbeginsel apart bewaard. In zekere zin, kan dat schaduwdossiers veroorzaken, maar hierbij is het zaak het kaf van het koren te scheiden in een ordeningsplan per dienst.

In het concrete voorliggende geval: het volledige aankoopdossier zal dus inderdaad berusten bij de aankoopdienst, waarin ook een eventuele behoeftebeschrijving of lastenboek zal steken. Daarnaast ook: wijze van gunning, gunning, levering, waarborg, enz. Indien de sportdienst ook een aankoopdossier heeft bijgehouden, dan zou dat m.i. moeten bestaan uit kopies uit het eigenlijke aankoopdossier, al dan niet gecombineerd met specifieke documentatie over welke type voetbaldoelen er bestaan, dat werd aangelegd vaak al voor de opmaak van de behoefteomschrijving. Het spreekt dus voor zich dat deze stukken geen meerwaarde hebben op lange termijn en vernietigd kunnen worden, bij voorkeur voor de overdracht naar de archiefdienst.
Let wel: dit is een theoretische situatie, best altijd nog eens (steekproefgewijs) de inhoud controleren.

Bedankt voor je verduidelijking Hannes.

Ik concludeer dus dat de logica vertrekt vanuit het bestemmingsbeginsel de stelt dat de stukken moeten berusten bij de archiefvormer.

De lectuur die ik tot op heden doornam, liet echter mogelijkheid tot interpretatie van het begrip archiefvormer. Er is keuze (dacht ik) om het bestuur op z'n geheel als archiefvormer te aanzien, of de verschillende administratieve diensten.
Of heb ik het daar mis?

Persoonlijk ben ik niet echt voorstander om administratieve diensten als afzonderlijke archiefvormers te beschouwen, gezien het organogram geen stabiel gegeven is.  Een 4-tal jaar geleden bestond de aankoopdienst nog niet en werden de overheidsopdrachten door het secretariaat behandeld.

Ergens kan ik wel de logica volgen om de aankoopdossiers te laten berusten bij de aankoopdienst (en in die optiek zouden daarin alle stukken van het ganse aankoopproces moeten inzitten). Alleen vind ik dat van pragmatisch oogpunt soms wat vreemd.
Wanneer een aankoopdossier wordt afgerond, belandt een aankoopdossier al vlug in een soort "dood" archief van de aankoopdienst (in principe semi-dynamisch, maar ik gebruik hier liever de term "dood", omdat de dossiers in vele gevallen niet meer geopend zullen worden).  De beleidsdiensten die de gevraagde dienst of product hebben aangekocht, hebben dat dossier soms wel nog actief nodig.

Toen ikzelf enkele jaren geleden als ICT-coördinator begon (toen had ik nog niet te maken met de archiefdienst), heb ik alle dossiers van ICT-aankopen op mijn dienst verzameld . 
De aankopen die in het verleden door het secretariaat waren behandeld (voor de aankoopdienst was opgericht, zaten bij het secretariaat),  een ander deel zat bij de aankoopdienst en nog een ander deel op de beleidsdiensten zelf (b.v.  aankoopdossier van software voor kinderopvang bij de dienst kinderopvang).
Vanuit archivistisch oogpunt misschien compleet fout, omdat het bestemmingsbeginsel mogelijks niet werd gerespecteerd (tenzij je het bestuur als geheel als archiefvormer beschouwd?). Maar heeft het archief niet als primaire functie een administratieve functie?
De operatie heeft veel verborgen kennis bovengehaald; zo kon er een lijst van alle softwarepakketten met hun looptijden, modules, gebruikerslicenties, maandelijkse huurprijs, ... opgesteld worden. Een aantal leveranciers zijn op de vingers getikt, omdat ze het contract niet naleefden.
Het was dus vanuit praktisch oogpunt niet verstandig die dossiers bij het secretariaat of de aankoopdienst of de beleidsdienst te laten “berusten”.  Om z'n administratieve functie te vervullen, moet het dossier volgens mij zitten bij de dienst die het dossier inhoudelijk het best begrijpt en die het het meest nodig heeft.
Sindsdien worden de dossiers op het einde van de rit door de aankoopdienst naar de ICT-dienst overgedragen.
Even hebben we gedacht om een kopie te laten overdragen, maar dit is toch niet echt milieubewust en zorgt net voor schaduwarchieven.

Misschien doet het verhaal hierboven een aantal wenkbrauwen fronsen en willen er aantal mij levend villen, maar het leek mij toen een verstandige keus en 't heeft mij als ICT-coördinator toen geholpen.