Software depotbeheer

Ik ben op zoek naar software voor archiefbeheer. Voor e-depots en digitale beschrijvingen wordt vanalles en nog wat aangeboden, maar ik heb een beetje moeite met een pakket te vinden voor depotbeheer. M.a.w. de fysieke bewegingen van archiefstukken ivm consultatie (cfr. uitleenfunctie in bibliotheken). Liefst open source, maar dit is niet noodzakelijk. Ik heb een beetje geëxperimenteerd met the Archivists' Toolkit, maar ook daar zie ik niet dadelijk functionaliteit om het komen en gaan van archiefstukken na te gaan.

Kan iemand mij daarmee helpen?

Vincent

Voor mijn depotbeheer bij twaalf OCMW's gebruik ik gewoon Excel, waar je met veel creativiteit (oa lijsten maken en hyperlinks) heel wat mee kunt doen. je kan dan evt. eens proberen in opensource...

Specifieke programma's (goedkoop en handig) heb ik vorig jaar niet gevonden, dus ik ben benieuwd...

We zijn op dit moment bezig aan een studie voor een knowledge centre. De afdeling beheert de document flow, maar ook de corporate bibliotheek en het archief.  De bedoeling is een EDMS te implementeren, en dan later daar RM functionaliteiten aan toe te voegen. Hiernaast moet er ook nog de bibliotheek elektronisch beheerd worden. Maar dit is voorlopig toekomstmuziek. In eerste instantie komt dus de DMS, en in de overgangsperiode moet een praktische oplossing kunnen aangeboden worden voor het archief. Tot nu toe hebben ze geen opgeleid archiefpersoneel. Dus, het mag niet te moeilijk zijn om te gebruiken (vorming is vereist). Het probleem met excel is dat de archiefmedewerkers niet zo bijzonder pc-savvy zijn, maar vooral dat dit niet echt optimaal is om later te integreren in het groter geheel. Voor archief- en locatiebeschrijvingen ben ik voorlopig voorstander voor ICA-AtoM. Archon moet ik nog testen maar op het eerste zicht ziet dat er ook veelbelovend uit. The Archivists' Toolkit is te ingewikkeld voor het huidige personeel (zelfs voor mij voelt het niet intuïtief). Maar deze systemen bieden wel geen aanvraag en uitleen functionaliteiten die gecentraliseerd kunnen worden.

Wij zoeken verder ...

Uw vraag naar software voor magazijnbeheer omvat blijkbaar nog veel meer dan enkel en alleen magazijnbeheer. Voor de gemeenten en ocmw's, hebben we (de VVBAD) nu een project lopende om een lastenboek te maken voor een alomvattend archiefbeheersysteem, dat alle door jou aangehaalde functionaliteiten omvat. De reden is dat we op de markt niets vonden dat alle gewenste functies aanbiedt. Ik wil er wel op wijzen dat geen enkel softwarepakket problemen oplost, een softwarepakket is enkel een hulpmiddel om problemen op te lossen. Een vereiste is dat er mensen in de organisatie zijn die er verstand van hebben en van aanpakken weten. Een softwarepakket kan zulke mensen niet vervangen.

Uiteraard moeten mensen opgeleid worden. Eén van de aanbevelingen die aan de klant zijn overgebracht is de noodzaak voor een gediplomeerde archivaris. Maar in de tussenliggende periode moet er verder gewerkt worden. Ik ben hierom een aantal procedures aan het schrijven ter ondersteuning. 

Qua functionaliteiten kunnen wij (I.R.I.S. Experts & Solutions) al oplossingen aanbieden inzake DMS. Voor het bibliotheek gedeelte bestaat al goede open-source software, en voor archiefbeschrijvingen denk ik dat ICA-AtoM en Archon niet slecht zijn. Als het nu aanwezige en toekomstige personeel kan (leren) werken met deze producten as is, dan is de stap naar verdere integratie niet zo groot. Het enige wat ik nog niet gevonden heb is een systeem voor het magazijnbeheer voor archieven.

Ik kan trouwens de VVBAD alleen maar aanmoedigen voor de ontwikkeling van een degelijke RMS.