label archiefdozen

Hallo


Wat zetten jullie op het label van de archiefdozen?

In Wingene hadden we de traditie om daar nogal veel op te zetten (reeks, bewaartermijn,korte inhoud, ...). Dit is eigenlijk overbodig, want die info dient in het archiefbeschrijvingsprogramma te zitten. Het nodigt collega's bovendien uit om zelf in de archiefbewaarplaats te gaan snuisteren.

In principe zou je het label kunnen laten vallen, omdat het positienummer (rek, legplank, plaats) in het archiefbeschrijvingsprogramma kan vastgelegd worden. Dat programma bevat dan als het ware de geheime code om alle archiefstukken terug te kunnen vinden.
Tot de kuisvrouwen natuurlijk stof afdoen en de volgorde lichtjes wijzigen ...

Ik denk eventueel aan een uniek doosnummer dat oploopt en naast het positienummer in het archiefbeschrijvingsprogramma wordt bewaard.

Wat is jullie mening? Zetten jullie er extra info op?

Tom,
Bij ons is het doosnummer (oplopend vanaf D1 tot iets in de D15000 ondertussen, daarnaast wel nog een aantal andere lettersigels met hun eigen nummering) idd de toegang tot alle informatie via het collectiesysteem en meer is inderdaad niet nodig. Al bestaat bij ons ook nog de traditie om naast het nummerlabel ten behoeve van de lezers een extra etiket aan te brengen met Archiefnummer/naam, maar dit is in principe overbodig.

Hallo Tommen,

Hier is het beperkt door de reekscode en het volgnummer van de doos.
De reekscode bestaat trouwens uit het sigel van de archiefvormer, het overdrachtsjaar en de bestemming (P.B. of T.B.: permanent of tijdelijk te bewaren; in laatste geval ook nog gevolgd door uiterlijke termijn van bewaring als visuele controle bij vernietiging).

Alle andere info steekt in het archiefbeheersprogramma, incl. plaatsingsnummer.

Het onverwerkt archief heeft daarentegen wel een oplopend uniek doosnummer, zoals jij suggereert, maar de bedoeling is dit verder af te bouwen.