argumentatie archiefbeheer

Ik zit van tijd tot tijd met de handen in het haar (wie niet?). Ik moet regelmatig argumenteren tegenover mijn oversten waarom je een archief zou uitbouwen. M.a.w. ik moet argumenten verzamelen om te gebruiken tegenover mensen die het belang van archief niet inzien maar wel de bevoegdheid hebben om te beslissen over het ter beschikking stellen van middelen... Klinkt wellicht bekend.
wat wij als evidente argumenten beschouwen : bvb. cultureel-wetenschappelijk belang (historische waarde), wordt afgedaan als een emotioneel argument en dus niet overtuigend. Ik leg bijgevolg de klemtoon op de administratief-juridische waarde, het efficiënt terugvinden (toegankelijkheid) en tijdsbeparend argument, op plaatsbesparing bij archiefbeheer in dynamische fase..
Maar dat is vaak niet genoeg. Alle informatie is welkom om als wapen en verdediging te gebruiken.

waar werk je, Sof ?
in een Belgisch privébedrijf ? Dan zal je wel wat overtuigingskracht nodig hebben.
Openbare instelling ? Of ze't nu graag hebben of niet, d'er is een archief wet. Hopeloos verouderd en d'er is heel wat werk aan de winkel... maar ze is er.
'k heb dat argument zelf al een paar keer boven gehaald en dan krijg je wel wat geïnteresseerde ongeruste reacties...
Verder : een goed archief is het bewijs dat je organisatie (privé of openbaar) zijn taken goed heeft uitgevoerd...
good luck ...

Het financieel argument ? Dat nu geld investeren in efficiënt archiefbeheer minder kost dan de informatie moeten reconstrueren als het te laat is ...

Kennismanagement is volgens mij één van de meest overtuigende argumenten van dit moment. In veel organisaties ontbreekt het aan een globaal beeld van welke medewerker met wat bezig is en welke rapporten en studies in het verleden al door medewerkers of externe bureau's zijn geproduceerd. Het gevolg is dat men veel tijd en geld verspilt aan het heruitvinden van het warm water. M.a.w. kennis wordt binnen de organisatie onvoldoende doorgegeven of verspreid en gaat na een aantal jaren onherroepelijk verloren. Het is zelfs zo dat verschillende mensen binnen dezelfde organisatie werken aan gelijkaardige projecten maar dit van elkaar niet weten. Een archivaris/documentbeheerder kan hierin een belangrijke rol spelen. Zij/hij kan deze kennis bewaren en op een vlotte manier ter beschikking stellen van de medewerkers. Dit kan zijn door een intranet-site beschikbaar te stellen, het archief digitaal te ontsluiten, medewerkers aansporen van op een server te werken, documentatie centraal ter beschikking te stellen, aangeven waarom de workflow niet echt vlot verloopt en manieren zoeken hoe je de papierstroom vlotter kan enz. Mijn advies: Probeer je rol van archivaris uit te breiden naar die van informatiemanager. Er bestaan boeken over deze managementfilosofie misschien kan je daar eens gaan zoeken of je geen praktijkvoorbeelden kan vinden die je baas kunnen overtuigen!