documentatie ter uitvoering van een taak

Een afdeling van een dienst heeft als taak : beantwoorden van vragen (telefonisch, via e-mail, briefwisseling) over het werkgebied. Om die taak te kunnen volbrengen, wordt documentatie verzameld (folders, brochures, artikels, wetenschappelijke informatie...) die 'geklasseerd' wordt. Geregeld wordt verouderde documentatie verwijderd en vervangen door actuele versies. De afdeling wordt afgeschaft en de verouderde documentatie blijft achter. Hoe moet je met die documentatie omgaan? In welke mate is die documentatie een archiefproduct? Hoe ver ga je in de bewaring (wat wordt bewaard en wat niet, moet alles bewaard worden?)

dank bij voorbaat

In die richting nog niet met het probleem geconfronteerd geweest... Wel omgekeerd : als je die documentatie wil bewaren zijn er argumenten genoeg te vinden om aan te tonen dat het eigenlijk archief is (want gebruikt voor de uitvoering van de taken van de dienst enz.)
't Hangt natuurlijk allemaal af van het nut dat die "afgedankte documentatie" nog kan hebben ...

Documentatie kan omschreven worden als een verzamelnaam voor documenten die niet door de eigen werking worden gegenereerd, maar wel een noodzakelijk, ondersteunend element vormen in het afhandelen van de werkprocessen. Zo kunnen bijvoorbeeld vergaderverslagen van andere organisaties en regeringsnota’s onder deze noemer worden geplaatst. Artikels, studies en tijdschriften die jou afdeling heeft geproduceerd behoren tot het archief van de afdeling.

Als externen klanten niet meer terecht kunnen op de afdeling voor informatie kan deze documentatie nog wel van belang zijn voor de medewerkers zelf. Na selectie kan je deze documentatie centraal beschikbaar stellen in een bibliotheekruimte/kast zodat de verzamelde documentatie niet helemaal verloren is. Je moet dan wel een verantwoordelijke hebben die de ontlening van de documentatie bijhoudt anders zit je binnen de kortste keren met een lege bibliotheek. Ik zou er in ieder geval voor pleiten dat niet iedereen zijn eigen documentatie bijhoudt. Als elke medewerker zijn eigen exemplaar van een folder bijhoudt, resulteert dat in het fenomeen dat er 20 exemplaren van dezelfde folder circuleren binnen het bedrijf. De medewerkers gaan tijdschriften bestellen die een andere collega gewoon in zijn schuif heeft liggen. Het is daarom aan te bevelen dat niet alleen van jou afdeling de documentatie centraal beschikbaar wordt gesteld maar ook alle 'privé-documentatie' die in het bedrijf aanwezig is. Zorg wel dat je een databank hebt die regelmatig wordt bijgehouden door een medewerker. Deze databank kan dan op de server worden geplaatst zodat de informatie voor iedereen vlot toegankelijk is. Je kan de verouderde documentatie hierin opnemen als ze nog enig nut kan hebben voor de medewerkers. Hierin volg ik Séba volledig.

Wij hebben een bibliotheek een bibliotecaris. Dit is weliswaar geen grote bib (één-mans-afdeling), maar er wordt op de correcte manier tewerk gegaan. De boeken, tijdschriften… worden beschreven (BIDOC), geplaatst. Verouderd materiaal wordt geactualiseerd en afgevoerd. Bepaalde folders zijn van geen verder belang voor onze instelling en worden vernietigd. Twijfelgevallen die echt specifiek over de diensten gaan die we ondersteunen, worden in het bibliotheekmagazijn geplaatst.
Op dat vlak volgen we zeker de afspraak documentatie centraal te plaatsen.
In het geval van die specifieke afdeling is de documentatie die zij bijhielden niet langer nuttig voor de medewerkers. Zij zoeken hun meer actuele informatie elders. Het bewaren van die documentatie kan enigszins interessant zijn voor het eventueel heropstarten van de afdeling. (we voorzien dat een dergelijke dienst toch weer zal opgericht worden, misschien in een andere vorm en niet meer bij ons). Als we dat in een kast plaatsen, komen we ooit toch weer voor het probleem te staan: Wat moet bewaard en niet in het geval van een dienst die afgeschaft werd en voor de uitvoering van haar taken documentatie verzamelde en plaatste? Ik heb eigenlijk algemeen moeite met documentatie, wat wel en wat niet bewaren..