petitie

bestaan er eigenlijk regels inzake de selectie van petities?

Da's pas een goede vraag... aansluitend zou ik het probleem van 'enquêtes' willen opwerpen. Indien ik geen verband kan leggen tussen den geënqueteerde en de resultaten adviseer ik vernietiging (in het andere geval zijn andere onderzoeken op dezelfde formulieren nog mogelijk). En er moeten uiteraard steeds totaalresultaten (bv. onder de vorm van een verslag/rapport) aanwezig zijn.
Bij petities meen ik dat in dezelfde zin mag worden gedacht: wanneer er echt nergens een bewijs van het aantal handtekeningen (in een verslag of dergelijke) zou ik 'overwegen' de petitie bij te houden, in het andere geval advizeer ik vernietiging. Al gaat zowiezo informatie verloren. Individuele namen zul je in algemene overzichten nooit terug vinden. Mijns inziens wegen de kosten van beheer en bewaring van enquêtes en petities echter niet op tegen de historische/juridische info die je er nog uit kan halen.
Mocht iemand met me van mening verschillen, of eventueel op de hoogte zijn van duidelijke regelgeving hieromtrent (?!), dan hoor (lees) ik dat uiteraard graag.

Het concrete geval betreft zeven volle kartonnen dozen, dus vermoedelijk veertien archiefdozen vol. Ik had er eerst aan gedacht alle namen in een bestand te laten zetten, maar dan ben je de handtekeningen kwijt en enkel de handteking uitsnijden, zal ook voor nog heel wat papier zorgen en dat kan je ook moeilijk bewaren die snippertjes. Het betreft namelijk telkens een A4-blad met tekst en onderaan een stippellijn voor de naam en handtekening. Een vrijwilliger zou dat oplossen door die stukjes met de naam op telkens een blad te kleven waar er dan tien keer zo'n stukken op kunnen, maar lijn is voor een archivaris natuurlijk niet het product he. Je raakt dan inderdaad geen info kwijt en per 10 bladzijden 1 blad overhouden is natuurlijk al een kleine selectie, maar ja dan is het qua materiële bewaring weer geen grote vooruitgang.

Heb je geen samenvattend verzoekschrift, die bij de petitie hoort en waarin statistische informatie steekt over het aantal handtekeningen, de geografische ruimte van de petitietekers, enz. Vaak staat er al meer dan informatie genoeg in het verzoekschrift. Met enquêtes is het net hetzelfde: zes papierdozen vol enquêtes bij gebruikers van een dienst bij OCMW, worden altijd herleid tot een samenvattend verslag aan de Raad van Maatschappelijk Welzijn. Ik hou uiteraard het verslag en één blanco enquête als referentie naar de vragen die zijn gesteld, en de rest wordt heel vlug vernietigd.
Ik kan niet meteen bedenken waar ik iets over bewaartermijnen van dergelijke zaken kan opdiepen, maar die stukken lijken me van weinig historisch of juridisch nut. Wie gaat er nu over vijftig jaar veertien archiefdozen doorwoelen? En ofwel wordt een dossier heropend of een beslissing herzien, ofwel sterft de petitie toch een stille dood...
Ik schaar me dus aan de kant van Martijn: wees pragmatisch en weeg kosten en baten af van de bewaring van zo'n dingen...