Archief Kerkfabriek

Waarde collegae, bij deze alweer een netelige kwestie die ik aan jullie deskundige mening wens te onderwerpen.
Neem een willekeurig kerkarchief van een kleine parochie (ca. 150 jaar oud). Stel dat dit in het jaar stillekens ter bewaring werd overgedragen aan de lokale heemkundige vereniging. Stel dat dit vervolgens een paar jaar terug deskundig werd ontsloten door een geschoold archivaris, en dat op volledig vrijwillige basis. Stel dat een bepaald ego de Kerkraad vervolgens zover krijgt dat deze het Kerkarchief terugvraagt, om dit ter plaatse in de kerk te bewaren met als argument "dat de wet bepaald dat dit archief ter plaatse moet bewaard worden", en dit terwijl de pastoor van dezelfde parochie laat weten dat zijn archief in de heemkring mag blijven berusten. Wat hieraan te doen? Niet eenvoudig, me dunkt, gezien het niet de bedeoling is het Rijksarchief tussen te laten komen... de heemkring beschikt over voldoende gekwalificeerde vrijwiliggers om een goede bewaring te garanderen.
Suggesties zijn uiteraard welkom...

Martijn,

Een gelijkaardige kwestie deed zich enige jaren terug voor in een andere willekeurige Vlaamse gemeente. Ook daar was er betwisting over een parochiearchief. Het ei van Columbus was daar het parochiearchief in het, weliswaar amper functionerend, gemeentearchief onder te brengen. Aanvaardbaar voor de kerkfabriek (die bij mijn weten toch gedeeltelijk ondergeschikt is aan de burgerlijke overheid) en de heemkundige kring.
Alleen vrees ik dat die oplossing in jouw geval niet echt van toepassing is. Ik heb zo het vermoeden dat in uw willekeurige gemeente de heemkundige kring zowat als de archiefbeherende instelling wordt beschouwd. Zelfs een culturele stichting met aanzien laat haar archief door die kring bewaren. Ik mag dus vermoeden dat de heemkundige kring in die zin de volle steun heeft van het gemeentebestuur. Zodoende vrees ik dat de enige oplossing een politieke zal zijn. Gegeven dat een kerk niet meteen de ideale plaats is om een archief te bewaren, zou de gemeente kunnen vragen dat het archief in de archiefbewaarplaats van de heemkundige kring bewaard blijft. Aangezien het archief ook eerder werd overgedragen lijkt er mij evenmin een juridisch argument te zijn.

'T is een optie.. helaas heeft een gemeente volgens mijn bescheiden kennis geen enkele juridische zeggenschap over een kerkfabriek. Deze kan doen wat ze wil, denk ik. Ik zoek het dus even op het archiefjuridische. Voor zover ik weet, kan het RA een archief opeisen van als dit in onvoldoende goede omstandigheden wordt bewaard. Ook het bisschoppelijk archief heeft deze bevoegdheid, denk ik. Alleen is dat nu net niet de bedoeling. De heemkring in kwestie zou het archief (geïnvesteerd materiaal en inzet, weet je wel) liever bij zich houden...

Ik heb absoluut geen kennis van de juridische relatie tussen een kerkfabriek en een gemeente, maar voor zover ik nog weet uit mijn geboortedorp moest de kerkfabriek financiële verantwoording afleggen bij de gemeente en had de gemeente daartegenover een zetel in de kerkfabriek. Enfin, zoals gezegd daarover heb ik geen juridische kennis.
Toch denk ik dat de gemeente hierin een bemiddelende rol kan spelen. Je veronderstelling qua opeising door RA of BA klopt wel denk ik, maar dit is nu niet meteen het geval gezien de kwalitatieve bewaring en ontsluiting.
Enfin, ik denk dat iemand van FoKav/CRKC hier wel uitsluitsel over kan geven.

Beste Martijn,

De willekeurige - hoogstwaarschijnlijk puur hypothetische - casus die jij daar schetst, is zeker geen unicum. Wij hebben in onze dagdagelijkse praktijk met parochiearchieven regelmatig met dergelijk gevallen te maken.

Een eerste probleem dat zich in dergelijk geval voordoet, is het probleem van de bewaargeving. Als instelling van publiek recht kan een kerkfabriek haar archief (dat uiteraard ook van publiekrechtelijke aard is) immers niet wettelijk in bewaring geven bij een privaatrechtelijke persoon of organisatie, zoals bv. een Heemkundige Kring. Als een kerkfabriek haar archief niet meer zelf wenst te bewaren, dan dient zij haar archiefmateriaal in bewaring te geven bij een publiekrechtelijke archiefbewaarplaats, in casu het Rijksarchief of een door het Rijksarchief erkend stads- of gemeentearchief (als dit voorhanden is). Met betrekking tot het pastorale archief - het archief dat voorkomt uit de pastorale werking van de parochie - dat in se een privaatrechtelijk statuut heeft, houden de Vlaamse bisdommen dezelfde lijn aan: dit archiefmateriaal is eigendom van de parochiegemeenschap en dient in de eerste plaats op de pastorie te berusten. Het kan aldus niet bij een privépersoon of -instelling in bewaring worden gegeven. Indien het door de parochie zelf niet meer kan bewaard worden, dan dient het samen met het archief van de kerkfabriek in bewaring te worden gegeven bij het Rijksarchief of een door het Rijksarchief erkend stads- of gemeentearchief. Wanneer de betrokken parochie geen residerende pastoor meer heeft of werd opgeheven dan valt het parochiearchief vóór de bewaargeving hetzij onder de bevoegheid van de nabijgelegen parochie van waaruit de betrokken parochie wordt bediend, ofwel is het eigendom geworden van de parochie die opgeheven parochie heeft overgenomen.

Bewaargeving van parochiearchief gebeurt ook altijd na het opmaken van een bewaargevingsovereenkomst tussen de eigenaar van het archief (in casu de kerkfabriek of de parochie) en de instelling die het archief in bewaring neemt. In geval van bewaargeving bij het Rijksarchief wordt een bewaargevingsovereenkomst opgesteld tussen het Rijksarchief en de kerkfabriek (voor het archief van de kerkfabriek) enerzijds en tussen de Rijksarchief en de parochie (voor het pastorale archief) anderzijds (dit laatste met expliciete goedkeuring van het bisdom of de bisschoppelijke archivaris). Bij bewaargeving aan een door het Rijksarchief erkend stads- of gemeentearchief, dient deze bewaargevingsovereenkomst ook altijd door de beide toezichthoudende overheden (in casu het Rijksarchief en het bisdom) te worden goedgekeurd. Ervaringen met parochiearchief in Heemkundige Kringen leert dat voor de bewaargeving van dit archiefmateriaal over het algemeen geen bewaargevingscontract werd opgesteld.

Laatste opmerking: wanneer een kerkfabriek of parochie hun archief in bewaring geven aan een archiefinstelling, dan behouden beide bewaargevers altijd het eigendomsrecht van het door hen in bewaring gegeven archiefmateriaal. Het betreft immers een bewaargeving en geen schenking. Gevolg is dat een parochie of een kerkfabriek hun archiefmateriaal ten allen tijde kunnen terugvragen. Als in de bewaargevingsovereenkomst is opgenomen dat de betrokken kerkfabriek en/of parochie bij het terugvragen van hun archiefmateriaal de bewerkingskosten (zuurvrije verpakking, inventarisatie enz.) moeten terugbetalen, dan kan de bewaarinstelling hiervoor een vergoeding vragen.

Conclusie: in het geschetste geval wordt het kerkfabriek- en pastorale archief van parochie x hoogstwaarschijnlijk bij Heemkundige Kring y bewaard, zonder dat daarvoor een bewaargevingscontract werd opgesteld. De Heemkundige Kring heeft derhalve geen juridische poot om op te staan. Stel dat er wel een contract van bewaargeving werd opgemaakt dan 1° is dit document eigenlijk niet wettelijk want kerkfabriek- en/of pastoraal archief kan niet bij een privé-organisatie in bewaring worden gegeven en 2° blijven kerkfabriek en parochie eigenaar van hun archiefmateriaal, waardoor ze het ten allen tijde kunnen terugeisen.

De constructie die Tom C voorstelt is mij zeker ook niet onbekend, maar zal normaliter nooit door het Rijksarchief worden goedgekeurd. Bewaring van parochiearchief in een gemeente- of stadsarchief kan enkel wanneer dit gemeente- of stadsarchief door het Rijksarchief erkend is als een goed functionerende archiefinstelling, m.a.w. als er een bewaarplaats is die aan de minimumvereisten voldoet (waardoor een goede materiële bewaring kan gegarandeerd worden), als er een professionele archivaris door de stad of gemeente werd aangesteld (en bezoldigd wordt) om het archief te beheren en te ontsluiten en als er een degelijke leeszaalwerking werd opgezet. Een Heemkundige Kring kan met andere woorden nooit alleen een erkend stads- of gemeentearchief runnen.

De Heemkundige Kring zal zich dus, vrees ik, moeten neerleggen bij de eis van de kerkfabriek om haar archief terug te geven. De Heemkundige Kring kan immers geen rechten laten gelden op iets wat sowieso niet haar eigendom is en eigenlijk niet wettelijk bij de Heemkundige Kring kan bewaard worden. De bewaargeving aan een door de Heemkundige Kring gerund gemeentearchief zal nooit door het Rijksarchief worden goedgekeurd. De enige mogelijkheid die nog openligt is om ervoor te zorgen dat als de kerkfabriek haar archief opnieuw zelf wil bewaren, zij dit minstens op een verantwoorde manier doet. Dat is de kerkfabriek als openbaar bestuur overigens ook verplicht en het Rijksarchief heeft de inspectiebevoegdheid om erop toe te zien dat de kerkfabriek deze verplichting naleeft. Ondersteuning bij de uitbouw van een verantwoord archiefbeheer kunnen de kerkfabriek en parochie in kwestie onder meer bekomen bij FoKAV. Enkel wanneer na inspectie door het Rijksarchief blijkt dat de kerkfabriek haar verplichting inzake verantwoorde bewaring niet nakomt, kan het Rijksarchief - indien nodig - stappen ondernemen om een bewaargeving bij het Rijksarchief af te dwingen.

Een diplomatische oplossing zou dus zijn dat de Heemkundige Kring het archief terug ter beschikking stelt van de rechtmatige eigenaar (in casu de kerkfabriek en de parochie), maar dan wel in overeenkomst met de eigenaars in kwestie een aantal vrijwilligers ter beschikking stelt die ervoor zorgen dat het archiefmateriaal in verantwoorde omstandigheden bewaard wordt.

Tja, da's dus het antwoord waarvoor ik vreesde... Jammer dat theorie en praktijk soms zover van elkaar af staan. Alvast bedankt voor de verheldering. Het spaart mij alvast een hoop opzoekingswerk uit.
Vraag blijft in hoeverre de heemkring in deze een vergoeding zou kunnen vragen voor het geleverde werk. In mijn ogen alvast het proberen waard.

Dat is zeker de moeite waard om te vragen. Indien iedereen redelijk blijft in uw hypothetisch vraagstuk, zou dat eigenlijk niet meer dan normaal zijn.

Ter vervollediging: een gemeente (net als de provincie) heeft administratief toezicht op een kerkfabriek, net zoals ze dat bijvoorbeeld heeft over een OCMW. Dit betekent dat de kerkfabriek elk jaar haar begroting en eindrekening moet kunnen voorleggen, en ze de belangrijkste beslissingen ter kennis moet brengen aan de gemeente. Op zich ook niet meer dan normaal aangezien zowel OCMW's als kerkfabrieken vaak een ruime gemeentelijke toelage ontvangen. In geval van problemen, kan dat ook gedreigd worden om die toelage op te schorten of te milderen. Of archiefzorg nu tot de mogelijke probleemgevallen behoort, is zowel theoretisch als praktisch een ander paar mouwen...

Voila, wat Hannes daar ter vervollediging schrijft is wat ik bedoelde met de positie van de gemeente ten opzichte van de kerkfabriek.
Voor het overige is de theorie vaak heel mooi, maar in de praktijk speelt het toneel zich nog altijd af op gemeentelijk niveau en daar is theorie zeer ondergeschikt aan de lokale politiek.

Toch nog even reageren (kwestie van toch het laatste woord te willen hebben). Het toezicht van de gemeente op de kerkfabrieken is puur theoretisch. De gemeente keurt de door de kerkfabrieken voor te leggen documenten in feite niet goed, ze kan enkel 'akte' nemen. Maw, begrotingen e.d. kunnen door de gemeenteraad niet afgekeurd worden (tenminste, dat dacht ik toch). Vandaar dat ik meende dat de gemeentelijke overheid niets 'op te leggen' heeft aan de kerkfabriek(en). Maar da's hier natuurlijk een (klein) beetje naast de kwestie.
Enfin, nogmaals dank allemaal.

Martijn, je hebt helemaal gelijk, behalve dat de term "akte nemen" eigenlijk kennis nemen" moet zijn. Gemeenten kunnen inderdaad niets doen, maar kunnen wel via de arrondissementscommissaris (die een ambtenaar is van het Vlaamse Gewest om alles eenvoudig te houden) de provincie verwittigen, die wel een aantal instrumenten in handen hebben. Maar soit, we zijn precies pietjeprecies aan het spelen...