selectie van briefwisseling

Ik ben op zoek naar mensen die mij uit hun praktijkervaring hierover wat tips kunnen bezorgen? Van Maréchal mag je bij de combinatie van zowel het chronologische bewaren van brieven alsook in de dossiers, de chronogische reeks weggooien. Ik echter
ben benieuwd naar de argumenten van voor- en tegenstanders van dit standpunt.

Alvast bedankt.

Tja, da's één van de héte hangijzers in de archivistiek, nietwaar? Uit ervaring weet ik intussen dat de twee elkaar vaak niet overlappen. Bij de inventarisatie van het BSP-archief heb ik daarom besloten beide reeksen te bewaren, gezien het gewoon onbegonnen werk is te controleren welke brieven al dan niet in de dossiers werden opgenomen, in welke mate deze laatste volledig zijn én welke interessante brieven uit de algemene reeks NIET in de dossiers werden opgenomen. Bovendien is hier naast een reeks van de secretaris nog een reeks van de voorzitters, maw zijn er twee algemene reeksen.
In andere gevallen (het archief van de coöperatieve koepelorganisatie Febecoop) heb ik wél besloten de algemene reeks te vernietigen omwille van 1°) de omvang (ik weet het...), 2°) het feit dat driekwart van de algemene briefwisseling gewoon betalingsorders waren. Al ben ik er hier vrij zeker van dat ik mogelijk historisch interessante brieven heb vernietigd (zij het dat dit een beperkt aantal zal zijn).
Conslusie: laat de praktijk en je persoonlijk inzicht beslissen ipv harde theoretische principes. Misschien is dit vloeken in de Heilige Kerk der Archivistiek, maar dan moet dat maar...

Ik vind dit niet echt vloeken in de Heilige Kerk der Archivistiek, Martijn, want je hebt in de grond gelijk. Weegt het bewaren van jaarlijks 1 meter briefwisseling niet te zwaar door als je weet dat (in mijn O.C.M.W.-gevalletjes) de helft tot vijvenzeventig procent van die brief gewone begeleidingsbrieven zijn bij uittreksels uit de Raad of het Vast Bureau? Plus dan nog de stukken met betrekking tot het administratief toezicht van de gemeente of de provincie!
Het is natuurlijk wel moeilijk te controleren of alle (historisch èn administratief) belangrijke brieven in de dossiers steken, maar in vele gevallen kan je er wel vanuit gaan.
Ik raad mijn besturen aan de briefwisseling niet meteen in te binden, maar een drietal jaren te wachten. Dan mag volgens de OCMWselectielijsten een selectie gebeuren, zodat de omvang gevoelig gereduceerd kan worden.

Persoonlijk denk ik dat het beter is de huidige ambtenaren te leren van geen series briefwisseling meer te vormen, maar alles zoveel mogelijk in dossiers of meer specifieke series te klasseren.

Voor wat de selectie van bestaande archieven betreft, is de situatie inderdaad te verschillend per geval. Men kan wel stellen dat zaken waar geen dossiervorming rond gebeurd is, maar die enkel hun neerslag hebben in series algemene briefwisseling, niet bepaald zaken zijn waar de gemeente een grote rol heeft in gespeeld.

In onze voorstellen voor de selectie van brieven in de nieuwe selectielijsten voor gemeentearchieven, laten we het verschil tussen ingebonden en niet-ingebonden series wel vallen: dit lijkt nl. een nutteloos onderscheid.

Voor periodes waarin er geen goede klassering en dossiervorming aanwezig is bij de archiefvormer, lijkt het me wel aangewezen de series algemene briefwisseling volledig te bewaren.

Heel interessant allemaal

Nog een vraagje: de brieven van de provincie inzake het administratief toezicht inzake gemeentepersoneel, die overvloedig de personeelsdossiers van gemeentepersoneel bevolken, laat je die zitten? Ze bewijzen dat alles goed en "correct" is verlopen?? Reacties?