personeelsdossiers

Beste collega's

de regeling inzake de individuele personeelsdossiers bij Maréchal vind ik enorm subjectief en niet handig om mee te werken, hoe behandelen jullie dit gegeven?

Wij hanteren een bewaartermijn van 110 jaar na de geboorte van het personeelslid in onze selectielijsten. De definitieve bestemming is "bewaren".

Die regeling is veel simpelder dan wat Maréchal voorstelt, daar maakt ze een onderscheid tussen belangrijke en minder belangrijke figuren en tussen klassen. Het zorgt wel voor veel meer materiaal dat moet worden bewaard.  Merci voor het antwoord.

mmm, hoe zit het met loonstaten?
merci

Ik laat de loonstaten (staten van weddebetalingen, lijsten van weddebetaling, listings...) meestal na 10 jaar (of naargelang ze nodig hebben) vernietigen. De loonregisters daarentegen laten we wel bewaren.

Als de loonstaten de enige bron zijn over de lonen in een instelling, kan je eventueel definitieve bewaring overwegen.

Ik raad mijn personeelsdiensten (van 12 O.C.M.W.'s) aan de maandelijkse loonfiches 10 jaar te bewaren, tenzij ze liever werken met de kwartaalstaten. Jaarlijkse salarisfiches zijn permanent te bewaren.

Overigens zijn personeelsdossiers permanent te bewaren na schoning bij afsluiting. Bij personeelsdossiers waarvan het geboortejaar 110 jaar geleden is, is steekproefsgewijze selectie toegestaan, waarbij een representatieve hoeveelheid bewaard moet worden naast de dossiers van sleutelpersonages bij een O.C.M.W. (ontvanger, secretaris, hoofdmaatschappelijk werker, ...)

Nog een vraagje: wat moet er juist in een personeelsdossier, de wetgeving is daar enorm onduidelijk over. Sommige archivarissen halen alles in verband met gezondheid : ziektebriefjes, arbeidsongeval, verzekeringen eruit om in aparte mapjes te steken, maar dat maakt het mss nog ingewikkelder?

Ik kan dit enkel benaderen vanuit de wereld van het privaatrechterlijk archief. Personeelsdossiers hou ik steeds bij (los van welke bewaartermijn uit) wegens vaak erg interessant. Raadpleging kan evenwel pas 100 jaar na het overlijden van de persoon in kwestie (of 100 jaar na het jongste document). Deze termijn zou ik echter liever zelf vervangen zien door 30 jaar, gezien dit toch wel realistischer is.