Wie breekt zijn hoofd hierover ?

Ok, eigenlijk totaal niet belangrijk, maar er moet in de archiefwereld toch een beetje nagedacht worden ...  

Stel : je hebt een beschrijving van één stuk
bv. "Brief aan de minister van openbare werken, 25.3.1960."
materiële omvang wordt dus "1 stuk"

Nu zitten daar een bijlage bij (een informeel briefje of zo)
Als je die bijlage in annotatie beschrijft, wordt die 1 stuk dan aangepast of niet ?
Wordt het dus

Brief aan de minister van openbare werken, 25.3.1960.      1 stuk.
Met in bijlage ...

of

Brief aan de minister van openbare werken, 25.3.1960.      2 stukken.
Met in bijlage ...

De oplossing is natuurlijk die bijlage op te nemen in de beschrijving, maar dat is net iets te simpel ...

Vorig jaar werd ik geconfronteerd met kwitanties waaraan facturen als bijlagen waren gehecht. Ik heb dat probleempje toen aan enkele mensen voorgelegd. Zij adviseerden me dit als één geheel te beschrijven.

Een brief met stukken in bijlage worden als 1 stuk beschreven mits volgens mij aan de volgende voorwaarden voldaan. De stukken worden in de desbetreffende brief aangehaald als bijlagen, ze zijn erbij aangehecht door middel van paperclip, nietje of ander hechtingsmiddel.

Nog eentje : boeken in het archief.
Wat gebruiken jullie als materiële omvang ? Deel, boek, stuk ?

In principe worden boeken bij ons uit het archief gehaald en mits verwijsblad in een apart rek opgeborgen (omdat boeken nu eenmaal niet in archiefdozen thuishoren, de dozen zijn er ook niet voor gemaakt).

Goed ja, dat is niet overal het geval, en in dat geval zou ik "deel" gebruiken, omdat dit de meest geijkte term is.

Een brief met stukken in bijlage worden als 1 stuk beschreven mits volgens mij aan de volgende voorwaarden voldaan. De stukken worden in de desbetreffende brief aangehaald als bijlagen, ze zijn erbij aangehecht door middel van paperclip, nietje of ander hechtingsmiddel.

In mijn stage heb ik een brief met 81 genummerde bijlagen.
Dat is bij mij 1 stuk.

Aan de andere kant, zou je om beheersmatige redenen wel kunnen opteren om het aantal pagina's papier te geven. Zo kan je vermijden dat je er kwijtraakt. Dit is een argument dat ik tijdens mijn stage gehoord heb.
Is dit een valabel argument of niet?

Aan de andere kant, zou je om beheersmatige redenen wel kunnen opteren om het aantal pagina's papier te geven. Zo kan je vermijden dat je er kwijtraakt. Dit is een argument dat ik tijdens mijn stage gehoord heb.
Is dit een valabel argument of niet?

theoretisch staat het misschien niet zo mooi maar is het wel duidelijker zo:
brief .... (met bijlagen 81 pagina's),  1 stuk

Dit oude probleem duikt af en toe terug op. Ik tel de stukken, maw een brief met 81 bijlagen wordt bij mij dus wél een omslag. Teoretisch mogelijk niet correct, maar wel logischer vind ik. Een verslag (rapport) dat uit vier delen bestaat wordt dan ook 1 omslag ipv 1 stuk. Vind ik handiger en duidelijker (het gaat toch om de "uiterlijke vorm", niet de intellectuele eenheid...