Geboorteregisters ziekenhuisarchief

Collega's,

Een vraag die ik kreeg doorgespeeld via Archiefforum.org:

"Iemand vraagt zich af waar de geboorteregisters bewaard
zouden kunnen zijn van de Sint-Michielskliniek in
Etterbeek, met de namen van de mannelijke baby's die
geboren zijn tussen 20 en 30 maart 1959. Volgens zijn
gegevens zou de kliniek de registers slechts 30 jaar
bewaren en ze dus momenteel niet meer bezitten. De
gemeente heeft niet geantwoord op zijn vraag waar de
registers zich momenteel zouden kunnen bevinden.

Los van het feit dat deze registers van 1959 misschien
(wellicht?) niet openbaar zijn, weet u misschien soms
of er voor dergelijke registers een bewaarplicht bestaat?
Welke archiefinstelling in dat geval de registers zou
kunnen bezitten?

Ik ben niet precies op de hoogte, maar als ziekenhuizen als
privé-instellingen worden beschouwd en als de
bewaartermijn van dergelijke registers wettelijk 30 jaar
bedraagt, dan veronderstel ik dat er na het verstrijken
van die 30 jaar geen neerleggingsplicht is en dat het
ziekenhuis deze registers dus in principe gewoon zou
kunnen vernietigen. Of klopt die veronderstelling niet?"

Waar zitten hier onze experten ziekenhuisarchief...

Geachte,

Om te antwoorden op uw vraag betreffende de doopregisters van de Sint-Michielskliniek in Etterbeek. Ik veronderstel dat u met de term "geboorteregisters" eigenlijk de registers van de dopen bedoelt, die in de kapel van het ziekenhuis zijn doorgegaan. Normaliter moeten de doopregisters van dergelijke ziekenhuiskapellen - die kerkjuridisch afhangen van de parochie waaronder het betrokken ziekenhuis ressorteert - wanneer die niet meer ter plaatse (kunnen) worden bewaard bv. omdat de kapel in kwestie wordt opgeheven, terug overgedragen worden aan en ondergebracht worden in het archief van de parochie waar de betrokken kapel kerkjuridisch van afhangt. De doopregisters van dergelijke kapellen worden kerkjuridisch immers beschouwd als deel uitmakend van het betrokken parochiearchief (ook al worden ze daar in eerste instantie misschien niet meteen fysiek bewaard) en de pastoor van de parochie in kwestie is en blijft verantwoordelijk voor het bijhouden ervan.

Wat de bewaarplicht van deze doopregisters betreft: het kerkelijk recht stelt dat de parochieverantwoordelijke (in casu de pastoor) verantwoordelijk is voor de permanente bewaring van de parochieregisters (doop-, huwelijk- en overlijdensregisters), dus ook van die registers die al lang niet meer worden gebruikt (bv. omdat ze volgeschreven zijn). Dit geldt zowel voor de registers van de eigen parochie als de registers van eventuele aan de parochie verbonden kapellen. Canon 535 § 5 van het kerkelijk wetboek (1983) stelt duidelijk dat "ook de oudere parochieboeken zorgvuldig dienen bewaard te worden". Zij maken immers deel uit van het historisch patrimonium van de kerk. Dergelijke doopregisters komen met andere woorden NOOIT voor vernietiging in aanmerking.

Tenslotte wat de raadplegingsmodaliteiten betreft: als bewijs van toetreding tot de (katholieke) kerk wordt de doopselregistratie als bijzonder privacygevoelig beschouwd. De vermelding van een bepaald persoon in een doopregister betekent immers automatisch dat hij/zij is opgenomen in de (katholieke) kerk. Doopregisters bevatten dus m.a.w. informatie betreffende de "gezindte" van een welbepaald persoon en dit soort gegevens worden (net als informatie over bv. iemands gezondheid of sexuele geaardheid) volgens de wet ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (8 december 1992) als privacygevoelige materie geduid. Tot nader order kunnen dit soort gegevens pas worden vrijgegeven tot 50 jaar na het overlijden van de persoon in kwestie. Veiligheidshalve neemt men voor parochieregisters (doop-, huwelijks- en overlijdensregisters) evenwel nog steeds de termijn van 100 jaar in acht.

Hopelijk heb ik hiermee al op een gedeelte van uw vragen kunnen antwoorden.

Met vriendelijke groeten,

Jürgen Vanhoutte
Archivaris-consulent
Forum Kerkelijke Archieven Vlaanderen (FoKAV)
Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur vzw
Abdij van Park 7
3001 - Heverlee
tel. 016/40.45.54
fax 016/40.33.02
e-mail jurgen.vanhoutte@crkc.be
www.crkc.be

Beste
Mijns inziens zijn geboorteregister nu niet altijd doopregisters. Er is een verschil, want vaak registreren de zorgverstrekkende verplegers geboortes in of naast hun patiëntenregisters zonder dat die al gedoopt zijn. Daarbij kunnen gegevens genoteerd worden over geboorteuur, gewicht, gezondheid, ...
De vraag over openbaarheid en over de bewaarplicht van dergelijke geboorteregisters hangt m.i. vooral af van het statuut van het desbetreffende ziekenhuis in 1959: is het een private kliniek of een O.C.M.W.-kliniek? In het geval van een O.C.M.W.-ziekenhuis zijn patiëntenregisters (waar geboorteregisters m.i. deel van uitmaken, aangezien ze alle inkomende zorgbehoevenden registeren) wel degelijk permanent te bewaren. In één archief van de twaalf O.C.M.W.'s waarvoor ik sinds kort werk in het Meetjesland heb ik in het deelarchief van het vroegere ziekenhuis ook al zulke geboorteregisters aangetroffen. Die boorlingen zijn ook genummerd per jaar en kregen (voor zover ik het kan opmaken uit het document) wellicht een polsbandje om verwisselingen te vermijden (!).
Maar om correct op de vraag te beantwoorden: je hebt meer info nodig over het statuut van de materniteit om over de openbaarheid en de bewaarplicht te kunnen oordelen van dergelijke geboorteregisters. O.C.M.W.-ziekenhuizen hebben nu alleszins een bewaarplicht vanwege het toen nog niet opgerichtte Rijksarchief, maar ik weet niet of private ziekenhuizen na dertig zomaar kunnen overgaan tot vernietiging. Wie kent de voorgeschiedenis van de Sint-Michielskliniek in Etterbeek?

Om te antwoorden op uw vraag betreffende de doopregisters van de Sint-Michielskliniek in Etterbeek. Ik veronderstel dat u met de term "geboorteregisters" eigenlijk de registers van de dopen bedoelt, die in de kapel van het ziekenhuis zijn doorgegaan. Normaliter moeten de doopregisters van dergelijke ziekenhuiskapellen - die kerkjuridisch afhangen van de parochie waaronder het betrokken ziekenhuis ressorteert - wanneer die niet meer ter plaatse (kunnen) worden bewaard bv. omdat de kapel in kwestie wordt opgeheven, terug overgedragen worden aan en ondergebracht worden in het archief van de parochie waar de betrokken kapel kerkjuridisch van afhangt.

Ik ben degene die de oorspronkelijke vraag van een klant doorstuurde aan Archiefforum.org, waarna de vraag door bemiddeling van Tom Cobbaert op Archiefforum.be werd geplaatst.

Voor zover ik de vraag van onze klant begrijp, worden niet de doopregisters van de ziekenhuiskappel bedoeld, maar wel de registers (of dit officieel "geboortenregisters" wordt genoemd, laat ik in het midden) waarin elk ziekenhuis bijhoudt welke geboorten er in haar instelling plaatsvinden. Of wordt dat niet bijgehouden?

In principe is het wat vreemd dat zo'n ziekenhuisregister al de naam van het kind zou bevatten, want eigenlijk komt die naam pas bij de aangifte echt vast te liggen, namelijk op het moment dat de ambtenaar van de burgerlijke stand die naam in de geboorteakte opschrijft. In de praktijk is de naam van het kind natuurlijk onmiddellijk na de geboorte gekend: er worden doopkaartjes gedrukt e.d.

Wanneer het zou gaan om een privaat ziekenhuis (dus GEEN OCMW-ziekenhuis), dan is het vrij simpel. De stukken MOETEN 30 jaar bewaard worden. Daarna MOGEN ze bewaard blijven, maar dit is geen verplichting. Het hangt dus allemaal af van de plaatselijke archivaris/administratie. Mijn ervaring is echter wel dat men meestal de stukken die ouder zijn dan 30 jaar vernietigt omwille van gebrek aan beschikbare ruimtes en historisch inzicht.

Jürgen, Hannes en Tom VB: alvast bedankt voor jullie deskundig antwoord!

Trouwens, niet oninteressant in deze materie is het volgende artikel dat je kan lezen via deze link http://anw-soft.combell.net/web-Ned/nl/a086/a086005n.htm of als pdf in bijlage.

Ciao!

De Sint-Michielskliniek behoorde vroeger toe aan de "Sint-Michielsbond" (CM nu) .  Het gebouw waar vroeger de materniteit was, is nu een bejaardentehuis, het ziekenhuis zelf werd een nieuwbouw die vlakbij werd neergepoot.  De naam is eigenlijk gebleven maar het ziekenhuis zelf behoort nu tot de "Europaziekenhuizen" ,  dit lijkt op een privé-onderneming ...

Er werd door de juridische dienst van "Europaziekenhuizen" bevestigd dat de archieven effectief vernietigd werden na 30 jaar.  Deze werkwijze zal vrijwel overal toegepast worden want zo is het ook niet meer mogelijk om mogelijke fouten na deze termijn te kunnen aantonen. 

Hartelijk dank voor de effectieve navraag bij de Europaziekenhuizen en vooral om dit met het forum te delen. Het is informatie die mogelijks nog anderen van nut kan zijn.

Mijn meisjesnaam is Laveaux,ik heb een zus die drie, en  jaar geleden gestorven is,ze had twee kinderen,maar een nicht waar we geen contact mee hebben heeft de kinderen op haar man haar naam laten zetten,ze heten nu puts,de jongste dochter heeft gisteravond zelfmoord gepleegd,ze staan ok niet bij de gemeente geregisteerd,ze zijn 25 en 15jaar waar kan ik gegevens vinden,hoe ze aan die naam zijn gekomen?