RSZ

Vraag:

De personeelsdienst ontvangt per kwartaal mbt RSZ-PPO de volgende documenten :
tot 2001 van Cevi :
- lijst per persoon,
- overzicht prestaties geco's,
- controlelijst totalisatie,
- loonkodetabel samenvatting,
- negatieflijst,
- boekhoudraam,
- uitgaven,
- regularisaties.

sinds 2002 van Schaubroeck :
- lijst werknemer per kategorie,
- overzicht prestaties geco's,
- controlelijst werknemer per artikel,
- boekhoudraam,
- tabel RSZ-PPO bijdragen per artikel
- te verwachten factuur van RSZ-PPO
- factuur RSZ-PPO.

Weet wie iemand van jullie welke documenten moeten bewaard worden en hoe lang.

Antwoorden:[/u]

Wat de RSZ aangiften betreft, kan ik misschien helpen.
Een paar geleden hebben wij op het Rode Kruis een grote hoeveelheid
afschriften van de RSZ aangiften vernietigd. Wij hebben toen nog een
veiligheidsmarge gehanteerd van 10 jaar maar 5 jaar volstaat eigenlijk.
Waarop baseerden wij ons toen?
- op de aangifteformulieren zelf waarop uitdrukkelijk stond dat de
werkgever verplicht was deze aangiften gedurende 5 jaar te bewaren
- op de informatie in enkele juridische werken
- op het KB van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969
tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de
maatschappelijke zekerheid der arbeiders, art. 33.

In 2000 is in de Senaat een vraag voorgelegd aan minister Onkelinx met de vraag naar de precieze bewaartermijn van alle stukken ivm oonadministratie en RSZ aangiften. (vraag nr. 1052).
Het antwoord van de minister luidde dat " het voor de werkgever raadzaam is om alle bewijzen van betaling van lonen te bewaren gedurende een periode van ten minste vijf jaar na de betaling."

Misschien helpt deze informatie een beetje. In hoeverre er verschillen zijn
in de RSZ administratie van gemeenten en instellingen van openbaar nut (het statuut van het Rode Kruis) kan ik echter niet uitmaken.

Volgens ons gaat het om de kwartaalaangiften RSZ. Wij hebben geen bewaartermijn voor de afzonderlijke documenten hierin, wel voor de globale aangifte.
In het KB van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders staat dat de werkgever de aangifte 5 jaar moet bijhouden (art. 33) (in art.62 staat de bewaartermijn voor de RSZ).