email archivering

Beste Tom,
Als ik nog één advies mag geven, je komt al een heel eind met het zuiver organiseren en structureren van de bestaande IT-omgeving. Het is onze ervaring dat een groot deel van het werk kruip in het opzetten van dit logische verhaal (bijv. een klassement uitwerken, procedures bepalen etc.) en het overtuigen van anderen van het belang en nut van dit verhaal. Hiervoor heb je in de eerste plaats je expertise als archivaris-documentbeheerder en veel overredingskracht nodig.
Over de benodigde computerkennis hoef je niet noodzakelijk zelf te beschikken (het helpt natuurlijk wel). Voor de technische kant van de zaken kan je in principe de hulp van IT-deskundige inroepen (of -huren).
mvg
Willem

Er is in Het Archievenblad (www.kvan.nl) regelmatig gepubliceerd over dit onderwerp

Nederland staat dan ook stukken verder op dit vlak, alhoewel ze blijkbaar (zoals ik van Erik hoor) de werking van een beroepsvereniging wat hebben laten hangen (of hoe een zuilen-samenleving nog zijn voordelen kan hebben).

Maar hoe staat het in Nederland met de praktische toepassing van de theoriëen en methodologiëen ? Naar ik zo links en rechts eens lees, is er ook op dat vlak redelijk veel evolutie.

Je kunt er hele lange artikelen over schrijven en theorieen uitdragen. Maar je kunt er ook pragmatisch mee omgaan, zoals sommige grote grote bedrijven in Nederland.

In het kort:
- Inkomende email komt bij een medewerker van een bedrijf of instelling. Hij/zij leest de email en kan hem pas sluiten als hij heeft aangegeven of deze naar het centraal archief moet. Na sluiten gaat er een cc naar de archivaris, die de emails verder behandeld alsof het ingekomen stukken zijn. De medewerker moet ook aangeven in welk digitaal dossier het stuk moet worden opgeslagen.

- Uitgaande email (er wordt ook veel prive gebruik gemaakt) kan pas worden verzonden nadat de verzenden heeft aangegeven of er wel een cc naar het centraal archief moet. Bij ja, dient hij/zij aan te geven in welk digitaal dossier het moet worden opgeborgen.


-Toegang Centraal Archief via speciale software. Zelf gebruik ik Enfish,
maar de nieuwe gratis Google Deskstop Search is ook handig. Nog beter is de gratis en veiliger te verkrijgen software Coopernic desktop search,
hoe te downloaden lees je op:  http://hennekam.opweb.nl/phpbb/