email archivering

Hallo mensen,

deze mail lag vandaag in mijn postvak.  Is er iemand die hier een oplossing voor weet? er zou bij ons een archiefserver komen, maar dit lost het probleem van registratie van mails nog niet op.



Binnen onze afdeling ben ik verantwoordelijk voor het project in- en
> uitgaande post. Tijdens de interviews heb ik u meegdeeld dat we altijd
> een print (soms zelfs meerdere) namen van brieven ed om zo een spoor te
> hebben. Om het papierverbruik te beperken werken we echter ook met
> mails, waar de respectieve brieven worden bijgevoegd. Voor bepaalde
> dossiers is het echter wel wenselijk dat de mail ook wordt bewaard en
> een nummer zou krijgen in onze uitgaande post. Hoe verwerken we dit best
> (gaan we die mails ed ook moeten bewaren op een afgesproken manier,
> moeten dergelijke mails ook geen nummer krijgen omdat zij eigenlijk een
> brief vervangen? Zijn er nog diensten binnen uw onderzoeksdomein die u
> die vraag hebben gesteld of weet u hoe zij er mee omgaan? Of heeft u
> zelf ervaring met dergelijke zaken?

Ge kunt misschien de tekst van Filip Boudrez en Sofie Van den Eynde over het archiveren van e-mail (DAVID-project) ies lezen.

Ge kunt misschien de tekst van Filip Boudrez en Sofie Van den Eynde over het archiveren van e-mail (DAVID-project) ies lezen.

heb ik al lang gedaan (meerdere keren), maar die is niet praktisch genoeg, dus nog verdere tips?

Ik vrees dat dit de grote uitdaging voor de toekomst gaat worden.
Bij ons loopt een testproject voor digitaal archiveren van de administratie. De emailkwestie is daar ook een van de belangrijkste problemen.
Ik zou voorlopig printen en nummeren, tot er iets beters uit de lucht valt...

De grote verdienste van het DAVID-project is in mijn ogen dat het aanzette tot nadenken. Er is daar een stevige theoretische basis gelegd, maar een effectieve praktische uitwerking ontbreekt (voor zover ik weet natuurlijk) alsnog. Er werden natuurlijk wel een paar aanzetten gegeven, jammergenoeg ontoereikend om te gebruiken in een uitgebreide administratie als de Vlaamse Gemeenschap.

Net zo bij website-archivering. Prachtige theoretische aanzetten, maar praktisch kwam er nog niet zoveel uit de bus.

De grote verdienste van het DAVID-project is in mijn ogen dat het aanzette tot nadenken. Er is daar een stevige theoretische basis gelegd, maar een effectieve praktische uitwerking ontbreekt (voor zover ik weet natuurlijk) alsnog. Er werden natuurlijk wel een paar aanzetten gegeven, jammergenoeg ontoereikend om te gebruiken in een uitgebreide administratie als de Vlaamse Gemeenschap.

Net zo bij website-archivering. Prachtige theoretische aanzetten, maar praktisch kwam er nog niet zoveel uit de bus.

idd
best wel lastig als je praktische docuementbeheerder bent ipv theoreticus  
en printen en mee nummeren is nog niet zo logisch, want nummering gebeurt centraal op het secretariaat; hoe ga je daar mail in integreren?
ach ja, we zoeken verder naar een oplossing

Een kant-en-klaar softwarepakket ontwikkelen is ook niet zo eenvoudig. Er kruipt heel wat tijd in om een bruikbare tool te ontwikkelen.

Bovendien is het verre van evident dat een dergelijke tool die overal geïmplementeerd kan worden, bestaat.

Enerzijds moet het pakket toelaten om het archiveren van e-mail te automatiseren, anderzijds moet de tool voldoende ruimte laten voor de archivaris om zelf een klassement te definiëren.

Instellingen verschillen onderling enorm van elkaar in procesmatige aanpak. De situatie van Anke waar nummering gecentraliseerd is op een secretariaat is niet noodzakelijk te extrapoleren naar álle instellingen.

Een laatste voorbeeld is het gebruik van verschillende mailprogramma's en software. Zo gebruiken we hier in Antwerpen Outlook 2000 terwijl dat volgens mijn informatie de Vlaamse Gemeenschap gebruik maakt van Netscape om e-mail te beheren. Naar compatibiliteit vormt ook dit een groot probleem.

Dit zijn maar enkele praktische punten die tonen dat dit géén eenvoudig op te lossen probleem is. Men kan dan wel per instelling naar een softwarematige oplossing gaan zoeken, de kosten zijn navenant en de aanpak is verre van efficiënt te noemen.  

Nu ben ik ook niet zó pessimistisch om te gaan beweren dat het niet mogelijk is om een softwarematige oplossing te ontwikkelen. Het is alleen een kwestie van tijd en begrip van zowel de kant van de archiefbeheerder en de ontwikkelaar om tot een goed begrip te komen van de hele problematiek.

Een kant-en-klaar softwarepakket ontwikkelen is ook niet zo eenvoudig. Er kruipt heel wat tijd in om een bruikbare tool te ontwikkelen.

toevalllig geen tijd te veel?  

Prachtige theoretische aanzetten, maar praktisch kwam er nog niet zoveel uit de bus

Beste, waar wacht je op? De toepassing in de praktijk is nog altijd iets dat je zelf moet zien te realiseren. Verwacht aub geen kant-en-klaar-oplossingen, dat is niet realistisch. Een project als DAVID levert modellen, strategieën en voorbeelden. Het is aan jou om deze verder te vertalen naar de eigen organisatie. Met wat DAVID ivm bijv. e-mailarchivering en website-archivering aanlevert zou je m.i. voort moeten kunnen (cf. 'cases' op http://www.antwerpen.be/david/website/nl/index2.htm)[/code]

Beste Willem,
Mocht ik het kunnen ik zou er zo aan beginnen... misschien dat ik daarom nu bezig ben met avondcursussen informatica. Maar ik bedoelde zeker niet dat dit een tekortkoming was van DAVID, ik dacht dat ik daar net duidelijk in was. Soms ligt het verschil in de interpretatie van enkele woorden (cfr. BAD 29/10/2004   ). Om duidelijk te wezen herhaal ik even mijn woorden: de grote verdienste van DAVID is het aanzetten tot nadenken, het aanreiken van een theoretische basis. Wanneer ik zei dat een effectieve praktische uitwerking ontbreekt, was dit geen verwijt naar DAVID-medewerkers toe, integendeel. De archiefwereld knikt meestal instemmend en het is allemaal goed, maar er wordt verder niets mee gedaan. De praktische uitwerking ontbreekt vooralsnog (voor zover ik ervan op de hoogte ben natuurlijk, mijn excuses als het anders is). Victoria Lemieux stelde dit al in haar artikel: "An Archival Practicioner's views on Archival Literature" in: Archivaria, 1995, p. 199-209. De theorie is er, DAVID zorgde zelfs al grotendeels voor de methodologie, maar de praktijk blijft vooralsnog de grote afwezige. Enfin ja , ik kan hier nu nog zoveel zitten mijmeren als ik wil, als ik er zelf niets aan doe, heb ik zelf niet veel recht van spreken.