Documentbeheer, dat wordt de grote IT-uitdaging voor 2006.

"Documentbeheer betekent controle verwerven over de versnipperde gegevens en de ongebreidelde communicatiestromen in uw onderneming. Zonder dat u die communicatie verstikt. De band met het (papieren) verleden behouden, zonder een rem te zetten op de toekomst: het betekent een aartsmoeilijke opstapeling van technische en menselijke compromissen."

Dominique Deckmyn, de auteur van het geciteerde artikel ( http://www.zdnet.be/smartbiz.cfm?id=52864 ) heeft gelijk. Dit jaar moeten er niet alleen in de bedrijfswereld, maar ook in de archivistische wereld fundamentele stappen worden gezet inzake digitaal documentbeheer anders wordt de huidige aardscheur in het geheugen een Grand Canyon waarvan de schade niet te overzien is.

Het is een groot probleem. Vooral omdat het moeilijk is om de algemene standaardwerkwijze vast te leggen die gevolgd moet worden.

Twintig jaar geleden typte je het uit en stopte je het in een mapje.

In wezen is er niets veranderd, maar digitaal informatie vergaat snel, zowel de lezers als de dragers zijn te zeer onderhevig aan "vooruitgang" binnen de wereld van de informatica.

Ik denk dat dit alles meer een kwestie is van attitudevorming dan van technologie.

Zoals Lawrence aanhaalt moet net zoals vroeger alles (in principe toch  ) netjes in mapjes in een klassement gebracht wordt,  nu ook alles netjes in digitale mapjes in een digitaal klassement gestopt worden.

Het enige verschil is dat er nu ook gestreefd moet worden naar standaardformaten (zo snel mogelijk migreren) en dat er bij voorkeur extra metadata meegegeven worden.

ik denk dat je bij de basis moet beginnen....
veel mensen slaan nog op onder mijn documenten.... auw!
onze server is vorig jaar geherstructureerd: per dienst en per takenpakket, maakt het heel makkelijk om op mapnamen af te gaan om iets te zoeken én om selectie op toe te passen
Bovendien zijn de mappen genummerd zodat we een mooie geordende boomstructuur hebben én komt dit terug in de bestandcodering... én er is een archiefserver...
volgende stap die we nu zetten is een intranet dat zorgt voor betere doorstroming van info, daarna een dms...
het is een lang traject, maar een dms los laten op digitale chaos zal niks oplossen.

Dit is inderdaad the way to go.
eigenlijk zou ik zelfs opteren voor nog een derde onafhankelijk schaduwarchief.

Dat zou bijvoorbeeld iets voor het Rijksarchief kunnen zijn. Indien er voldoende geld van de Vlaamse en / of centrale overheid zou komen, zouden zij een aantal centrale servers kunnen laten draaien waarop diensten, mits misschien een bijdrage hun vitaal digitaal archief kunnen bewaren.

Het zou ook een gedeelde bijdrage kunnen zijn. Zo zouden de vier privaatrechterlijke archiefdiensten zich kunnen bezighouden met het stroomlijnen van het archief van de politieke partijen en aanverwante organisaties. Iets zoals Jan gedaan heeft via AMSAB-ISG voor Groen!.

Nu ja, ideeën spuien is makkelijk.

Een goede mappenstructuur op de servers is inderdaad het eerste waarmee je moet beginnen.

om het probleem van een overgevulde mijn documenten-map te voorkomen, wordt die map hier gewoon ontoegankelijk gemaakt.

om het probleem van een overgevulde mijn documenten-map te voorkomen, wordt die map hier gewoon ontoegankelijk gemaakt.

  ik moet dringend eens met de informaticadienst babbelen